O sistema varre sua base e entrega a lista pronta
Todo dia o Gestor Ativo procura quem faltou e não remarcou, quem não volta há meses, quem ficou com saldo em aberto e quem está na hora do retorno — e entrega a lista pronta para a equipe trabalhar.
A oportunidade não está na rua, está na sua base
Quando o faturamento aperta, o reflexo é olhar para fora: anúncio, indicação, desconto na avaliação. É o caminho mais caro e o mais lento.
O curto está dentro do sistema, em quem já sentou na sua cadeira. A paciente que faltou em março e nunca remarcou. A que fez a limpeza há sete meses. A que pagou metade do orçamento e sumiu. Nenhuma precisa ser convencida: precisa ser lembrada.
O problema é que ninguém tem tempo de garimpar. A recepção atende o telefone, recebe quem chega e fecha o caixa; a lista só existiria se alguém parasse tudo para montá-la ficha por ficha.
Reativação de pacientes é esse trabalho, e é o que o Gestor Ativo faz: o sócio que olha a base todo dia, não atende nem vende, só chega de manhã com a lista de quem merece uma ligação hoje.
Como funciona, em três passos
Não há o que ligar antes de começar: o motor já roda na sua conta desde o primeiro dia.
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Ele varre a base todo dia
Uma vez por dia o motor passa pela base inteira atrás das situações que valem uma ação. Cada gatilho guarda o histórico de execução, e a data da última fica na tela.
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Junta tudo num alerta só
Em vez de um aviso por paciente, sai um alerta agrupado: um título, quantos pacientes entraram e, quando o caso envolve dinheiro, quanto está em jogo. Ele aparece no sininho do painel.
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A equipe abre o alerta e decide
Dali a recepção dispara por WhatsApp ou SMS, com template e o nome do paciente preenchido, exporta a lista em Excel para trabalhar ao telefone, ou marca o alerta como resolvido — sempre com registro de quem fez e quando.
É aqui que ele se separa de uma campanha automática, que qualquer sistema tem: o Gestor Ativo encontra, agrupa e entrega para a equipe decidir. Nenhuma mensagem sai sem alguém aprovar — de propósito, porque falar com quem faltou não é o mesmo que falar com quem avaliou mal a clínica.
Os onze gatilhos que ele procura
Cada um é uma pergunta que alguém faria se tivesse a manhã livre para abrir o sistema. São quatro frentes, e todos já nascem ligados.
Agenda cheia
- Faltou e não remarcou: perdeu a consulta nos últimos 30 dias e não voltou a agendar
- Vaga liberada: uma consulta próxima foi cancelada e o horário está livre para oferecer
- Pacientes inativos: seis meses sem visita e sem nada marcado para a frente
- Retorno da limpeza: fez profilaxia há cerca de seis meses e não agendou o retorno
Dinheiro na mesa
- Saldo em aberto: atendimento com valor em aberto e nenhum recebimento há 15 dias
- Avaliou e não fechou: veio à avaliação, não fechou o tratamento e está há 20 dias sem retorno
- Manutenção anual: implante ou aparelho sem a revisão de um ano
Reputação
- Avaliação baixa: entra como urgente, para a clínica ligar antes de aquilo virar uma avaliação pública
- Avaliação alta: o paciente avaliou muito bem — é a hora de pedir a avaliação no Google
Cuidado que fideliza
- Pós-operatório: no dia seguinte à cirurgia ou extração, para perguntar como o paciente passou a noite
- Aniversário do sorriso: cerca de um ano de lente, faceta, clareamento ou harmonização
Repare que metade deles não é cobrança nem venda: é a ligação do dia seguinte à extração que faz a próxima mensagem, a de retorno, ser lida.
Feito para a sua clínica
Os prazos acima são ponto de partida, não regra fixa. Se na sua clínica o retorno da limpeza é de quatro meses, o gatilho procura em quatro; se quinze dias é muito para um saldo em aberto esfriar, viram sete. Cada limiar é ajustado por clínica.
E se a situação que importa para você não está entre os onze, ela pode virar um gatilho novo. Quem assina o plano anual tem um gatilho sob medida incluído: conte o que a sua clínica precisa encontrar, e a gente monta.
Um alerta, 192 pacientes
Numa clínica que usa o Big Idea, um único alerta listou 192 pacientes que faltaram e não remarcaram. A equipe trabalhou a lista a partir dali.
São 192 pessoas que ninguém acharia ficha por ficha. Era uma tela e uma manhã de telefone.
Perguntas frequentes
O sistema manda mensagem sozinho para o paciente?
Não. O Gestor Ativo encontra, agrupa e entrega a lista para a equipe decidir: quem dispara é alguém da clínica, a partir do alerta — por WhatsApp ou SMS com um template, ou por telefone, com a lista exportada em Excel.
Preciso configurar alguma coisa para começar?
Não. Os onze já vêm ligados, com um prazo padrão cada um, e o motor varre a base desde o primeiro dia. O que você ajusta são os limiares — quantos meses sem visita contam como paciente inativo, por exemplo.
Funciona com a minha base antiga de pacientes?
Funciona, depois da importação. Os gatilhos leem o que está registrado — atendimentos, faltas e valores —, então quanto mais completa a base, mais cheia a primeira lista.
Disparar as mensagens gasta crédito?
O envio de WhatsApp e de SMS consome créditos à parte, como no resto do sistema. Encontrar os pacientes, montar o alerta e exportar a lista em Excel não custam nada além da mensalidade.
A mensagem de saldo em aberto não constrange o paciente?
Quem escreve a mensagem e escolhe quem recebe é a clínica — o sistema só mostra a lista. Trate como lembrete, não como cobrança: nada de avisar terceiros, expor o valor em grupo ou usar tom de ameaça. O Código de Defesa do Consumidor (artigo 42) proíbe cobrança que exponha o consumidor a constrangimento, e o texto do template fica sempre com você.
Posso pedir um gatilho que não está na lista?
Pode. Quem assina o plano anual tem um gatilho sob medida incluído: conte pelo Fale Conosco o que a sua clínica precisa encontrar, e a gente monta. Nos outros planos, a gente avalia caso a caso.
A sua lista de hoje já está pronta
O Gestor Ativo vem junto com a agenda, o prontuário e o financeiro, em qualquer período. Veja os planos ou fale com a gente no WhatsApp.