Trocar de sistema odontológico sem perder histórico: o checklist de 12 itens da Big Idea

Resposta curta: para trocar de software odontológico sem perder histórico, a Big Idea recomenda três cuidados: pedir a exportação completa antes de cancelar, traduzir os nomes de procedimento e de status do sistema antigo para o novo, e guardar o histórico antigo por 20 anos. O cadastro de pacientes quase sempre passa; o significado dos registros é o que se perde.

Lei e regras consultadas em 6 de outubro de 2026.

O que dá para levar de um sistema para o outro?

O cadastro de pacientes passa em qualquer migração, porque é uma lista de nome, telefone e documento. Histórico de consultas e financeiro dependem do que o sistema antigo exporta. Odontograma e anamnese raramente passam, porque cada sistema guarda esses dados de um jeito próprio. Pergunte isso antes de assinar.

Por que a base chega inteira e, mesmo assim, não serve?

Porque o nome do procedimento se perde no caminho. Numa base de cinco anos que importamos, quase todos os procedimentos chegaram com o mesmo nome: "Consulta". Limpeza, extração e restauração viraram uma coisa só. Os pacientes estavam todos lá, mas ninguém conseguia saber quem estava devendo o retorno da limpeza.

Isso pesa no Big Idea mais que em outros sistemas, porque o Gestor Ativo varre a base todo dia atrás de quem sumiu: quem faltou e não remarcou, quem não volta desde a última limpeza, quem está em pós-operatório. Sem o nome do procedimento, os gatilhos que dependem dele ficaram vazios. O de falta, que só precisa da data, funcionou: num único alerta, listou 192 pacientes que faltaram e nunca remarcaram.

O mesmo vale para o status da consulta. Se o sistema antigo chama de "atendido" o que o novo chama de "finalizado", e ninguém faz essa tradução, cinco anos de atendimentos ficam invisíveis para os relatórios.

Qual é o checklist para trocar de sistema?

São doze passos, em três momentos: antes de cancelar, na troca e depois da virada. Os cinco primeiros acontecem com o sistema antigo ainda ativo, porque depois do cancelamento a clínica passa a depender da boa vontade do fornecedor para conseguir os próprios dados.

Antes de cancelar

1. Leia a cláusula de saída do contrato: formato, prazo e custo da exportação.
2. Peça a exportação completa por escrito: pacientes, agenda, procedimentos, financeiro e arquivos.
3. Abra o arquivo e confira 20 pacientes contra a tela do sistema antigo.
4. Liste os nomes de procedimento e os status de consulta que a clínica usa.
5. Tire duplicados e telefones sem DDD.

Na troca 6. Monte o "de-para": cada procedimento e cada status do sistema antigo ganha um equivalente no novo. 7. Importe primeiro uma amostra de cem pacientes e confira. 8. Compare os totais: pacientes, consultas e saldo em aberto precisam bater com o sistema antigo. 9. Marque a data de virada e, a partir dela, não lance mais nada no sistema antigo.

Depois da virada 10. Recadastre primeiro os pacientes em tratamento: anamnese, odontograma e arquivos. 11. Feche um caixa inteiro no sistema novo antes de cancelar o antigo. 12. Guarde o histórico antigo pelo prazo da lei (próxima pergunta).

Por quanto tempo o histórico antigo precisa ficar guardado?

Por 20 anos a partir do último registro de cada paciente. É o prazo mínimo da Lei 13.787/2018, artigo 6º, e vale também para prontuário eletrônico. Cancelar o sistema antigo sem exportar tudo, ou sem manter acesso de leitura, deixa a clínica sem o documento que a defende num processo.

Os dados são da clínica. Na LGPD, a clínica é a controladora e o fornecedor do software é o operador, que trata os dados conforme as instruções dela. Por isso, a exportação é um direito a ser pedido por escrito, e não um favor do fornecedor.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva a troca? O cadastro entra em horas. O que demora é a exportação do sistema antigo e o "de-para" dos procedimentos. Faça a troca num mês mais calmo da agenda, nunca na semana de fechamento.

Perco o odontograma antigo? No Big Idea, ele não é importado. O histórico continua no arquivo exportado do sistema antigo, e o odontograma novo começa no primeiro atendimento de cada paciente.

O Big Idea serve para toda clínica que está trocando? Não. Se a clínica depende de receituário digital, aplicativo do paciente, nota fiscal ou guia TISS emitidos pelo sistema, o Big Idea não tem nenhum dos quatro, e é melhor procurar outro sistema.

---

Antes de trocar, veja o que o Big Idea faz e leve a lista de procedimentos da sua clínica para a conversa com a nossa equipe. É o item que mais decide se a base importada vai servir.

Fontes, consultadas em 6 de outubro de 2026: Lei 13.787/2018, prazo de guarda do prontuário, LGPD, Lei 13.709/2018 e Big Idea, descrição oficial do produto.